相手に各段に伝わりやすくなるプレゼンテーションのコツ

相手に各段に伝わりやすくなるプレゼンテーションのコツ

みなさんは「プレゼンテーション」という言葉に対して、どんなイメージを持たれていますか?
「情報を提示して、理解を得るようにするための手段」の1つですが、普段の社内会議だけでなく、クライアントへの提案や報告など、 仕事をする上で小さいものから大きいものまで、いわゆる「プレゼン」の機会は多いのではないでしょうか?
今回は、かなりの人見知りであがり症&人前で話すことがとてつもなく苦手な私が、仕事をしてきた中で培ったコツをご紹介します。
(ちなみに、担当コンペ受注は9割、残り1割も予算が合わない理由だったので勝率は良いほうなのではないかと思います)

ちなみに、プレゼンテーションにおける資料または企画書についてのポイントは別途ご紹介しますね。

事前準備を万全にする

「話を聞く」ということは、その場では理解・納得できたとしても時間が経つと100%正しく覚えているものではありません。日々の情報も記録することが重要なのと同じように、プレゼンテーションの際にも伝える相手に残るよう「企画書」が必要です。
私が事前準備していることは次のとおりです。
・企画書に書いておく内容だけでは伝わりにくい情報は口頭で補足できるようにしておく
・プレゼンテーションの内容に過不足がないか予習をしておく
・発表のシミュレーションをしておく
・発表の時間を図っておく
・どの部分を一番強調しておきたいか等、自分の資料にメモをしておく


もし、まだプレゼンテーションに慣れていないなと思われる方は、伝えたい相手ではない誰かに練習として聞いてもらい、どこがよかったか悪かっかなどヒアリングしておくとよいでしょう。

場の空気を温める

プレゼンテーションする場はいわば「舞台」です。自分がムードメーカーにならないといけません。自分の緊張だけでなく相手にも「リラックスして聞いてもらう」雰囲気を作っておくことが大切です。
まずは挨拶や世間話を少しすることで、相手との距離を少しだけ縮めておけるのであればそうしましょう。
はじめての相手であれば、第一印象が大事です。そしてプレゼンテーションのスタートがうまくいくかどうかも、場の空気が左右するといってもよいでしょう。

キーマンを見つける

例えば、1対1の場ではなく、複数人いる場では、その中で誰がキーマン(判断の権限を持つ人)かどうかを、こっそり見ておきましょう。
もちろん、スタート前の挨拶や名刺交換などで役職をチェックしておくのもよいかもしれません。
いくら、10人中9人が「よいプレゼンだった」と評価したとしても、最高権限のあるキーマンが「NO」という判断を下したら終わりになってしまいます…。

事前に準備してきたプレゼンテーションの中身も、キーマンに合わせて少しアレンジすることも時には必要になってきます。なかなか高度ではありますが、これも慣れだと思います。
セミナーなどで登壇に慣れているプレゼンターの方は、その場の空気で「話し方」や「間」も少しづつ変えているそうです。

まず全体像を紹介する

話を聞く側にとっては、その話が「何の目的で」「相手が何を伝えたくて」「それを聞くのにどのくらい時間を要するのか」を先に知りたくないでしょうか?
起承転結のない、いつ終わるかわからない話をダラダラ聞くことほどビジネスマンは暇ではありません。

まずは、ロードマップで主張の全体像を明らかにしましょう。
例えば「本日は〇〇の目的のために△△を事例を交えながらお話させていただきます。最初の10分で分析結果、あとの30分で提案内容、最後に質疑応答の時間でおよそ1時間くらいを予定しております」と伝えておくと、先に「この人はどういう話をしようとしているのか」というインプットにつながります。

主張をする時はラベリングしましょう。
主張の内容がどのように導き出されたか、何を基準にしているのかという「ラベル」を用意しておくとよいでしょう。
単に「私は〇〇と思います」と表現するより「△△という観点から私は〇〇と考えます」と表現したほうが、スムーズに頭に入ってくるのです。

そして、話が長くなりそうな時はナンバリングを活用しましょう。
長々と話を進めてしまうと、人間の脳ではその話に「慣れ」てきてしまい、聞く側も集中力が弱まってきます。そこで各セクションの冒頭に数字を振るのです。
例えば、
「これから3つのポイントをお伝えします」
「まず1に~~~」
第2に~~~~」
「最後、3番目に~~~~」
といった具合です。
冒頭で数字を活用することで、聞く側も頭の中で整理される効果があります。

わかりやすい言葉で伝える

企画書で難しい用語を並べ立てたとしても、相手が専門用語のリテラシーが高いかどうかはわかりません。逆の立場として想像すると、難しい言葉ばかりで話されるよりもいかに理解しやすく話してくれるかのほうが親切だと思いませんか?
プレゼンテーションは相手に伝わらないと意味がありません。
企画書では専門用語を多用していたとしても、口頭では噛み砕いてわかりやすいワードを選んで話すように心がけましょう。

権威を利用する

自分が専門家でない場合は主張の後押しが弱い場合も出てきます。そこで「根拠」とはまた別のカードにはなりますが、 「権威からの引用」を利用することも手のひとつです。
「誰でも知っている有名な〇〇さんもこう言っている」というような感じです。
世界的な研究者や大学教授、過去の偉人などの発言を引用することで、自分の提案の期待をふくらませる可能性が広がります。

ジェスチャーを取り入れる

日本人はなかなかジェスチャーに馴染みがないとは思いますが、要所で身振り手振りを取り入れると、自分のほうに視線を集めることができます。
プレゼンテーション中に中だるみしてきた場合など、例えば前述した「ナンバリング」の際に数字を指で表現してみたり、「〇か△か」といった2択の表現の場合には、左手、右手と順番に出して、言葉を身振りでも表現すると、主張に力強さが加わります。
人は「聞く」だけでなく「視覚」からも情報を読み取るので、ぜひところどころでジェスチャーを取り入れてみてください。

最後は熱意を伝える

そして、なんといっても最後は「熱意」です。相手に対して「どうしてもこれを伝えたい」という情熱を持って話しかけましょう。
もし、プレゼンテーションがうまくいかなかった場合でも熱意や人柄でポイントが高くなる場合だってあります。

プレゼンテーションがうまくなる方法は「場慣れ」です。何度も繰り返すことでしてうまくいかなかった事を反省し次に生かすことが大切です。
またセミナーなどに出向き他のプレゼンターの話を聞くのはとても勉強になります。上手な人とそうでない人が客観的にはっきりわかります。
上手な人の話す速度や間、合いの手など「うまい!」と思ったことはどんどん取り入れていきましょう。

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